一、 提案階段
(一)有意提案之提案業者最遲應於計畫申請時間截止前，依「貳、申請資格與申請方式」及「參、專案說明」之規定，提交提案計畫書及相關資料。
(二)提案業者於本採購中，限以提案1案為準；另提案業者若曾於112~113年度曾獲「產業AI落地實證與擴散申請作業」補助、114年度「促成AI解決方案價值擴散申請作業」補助及114年度「開創多元AI應用量能申請作業」委辦累計兩件次(含)以上者，不得申請本年度之提案。
(三)提案業者最近三年未有嚴重違反環境保護、勞工或食品安全衛生相關法律或身心障礙者權益保障法之相關規定且情節重大經各中央目的事業主管機關認定之情事；但於產業創新條例施行前發生之情事，不在此限。且相關資格將依規定透過政府公開資訊平台進行查核驗證。(依據數位發展部協助產業創新活動補助獎勵及輔導辦法第八條規定)
(四)預算編列及使用範圍應以提案業者為執行其計畫所產生之相關費用為限。企業資源規劃、供應鏈管理或其他已商品化之軟硬體相關費用，不列入其範圍。
(五)提案業者之財務狀況應符合以下三項規定：
1. 公司使用票據一年內無退票正式紀錄。
2. 申請公司非屬銀行拒絕往來戶，其淨值應為正值。
3. 申請公司對主辦單位無責任未清之違約舊案者。
(六)計畫主持人應為計畫提案業者公司內部具營運決策權之高階主管，計畫專案經理(即計畫主要聯繫窗口)須為計畫提案業者公司內部之員工。
(七)通過資格審查之提案業者，將安排審查會議，由提案業者之計畫主持人或計畫專案經理出席會議進行審查會議簡報與詢答，計畫相關成員可列席會議，經會議主席同意後可參與計畫詢答。
(八)提案業者不得以相同或類似本專案之執行內容重複申請其他政府計畫補助、委辦採購，如經發現、檢舉、告發有違反本申請需求，不實陳述或有侵害他人權利之情事，本會有權移除申請資格。
(九)提案業者應檢附與委外或合作業者之合作意向書或合約，並須於提案計畫書中明定欲委外或合作之單位與預算金額，並於期末提供正式合約。
(十)本會編列之預算若被刪除等因素，致不足支應本專案經費時，本會得終止或解除本專案契約。
(十一)提案業者如於計畫執行期間，因外銷國外而遭國外政府課徵平衡稅時，不得向本計畫要求補償。
(十二)提案業者同意參與本計畫，所提供之資料內容，須遵守智慧財產權、肖像權、隱私權及個人資料保護法等相關法令規定，如涉及第三人權利亦應取得權利人之合法授權，不得有抄襲、剽竊、仿冒或其他侵害他人權利之情事。若經發現、檢舉或告發有違反本須知、不實陳述或有侵害他人權利之情事，由申請業者負擔一切法律責任，本會除保留暫緩公布之權利，至確認無前述權利爭議情形外，因此發生之損害亦由申請業者負責賠償；或異議者、權利人於知悉侵權情形逾一個月仍未依法向主管機關或法院提起權利救濟或提起後撤回者；經主管機關或訴訟程序確認侵權情形屬實者，本計畫得取消參加資格並追回已撥付之經費。
(十三)提案業者參加本計畫繳交之提案簡報、計畫書、成果報告及簡報等相關資料之智慧財產權，歸屬提案業者及其相關合作業者所有。惟上開單位須同意無償授權本會，將前述資料用於宣傳及推廣本計畫之目的，以不限區域、平臺及非營利之方式使用其提案簡報、計畫書、成果報告及簡報，包括但不限於拍攝或請申請業者提供相關照片及動態影像以紀錄相關活動，並可使用、編輯、印刷、展示、宣傳、報導、出版或公開其參加計畫成果、個人肖像、姓名及聲音等。如未涉及著作人格之誣衊，提案業者不得對本計畫行使著作人格權。
(十四)提案業者於檢送提案計畫書與相關資料後，由本計畫進行文件審查及財務審查，若有不符者將由本計畫通知補件，提案業者須於收到通知後三個工作日內完成補件；若經認定提案資格不符者，或未於期限內完成補件作業者，得視同資格不符。
(十五)完成審查會議簡報之提案業者，由本計畫召集入案核定共識會議，決定通過家數及核定專案經費。
(十六)提案業者投件申請日起即不得就提案行為、本計畫、專案經費與提案業者之其他商業行為做不當連結、進行不當宣傳或為其他使人受誤導或混淆之情事。
(十七)提案業者提出計畫申請，視同同意本需求規範書之各項規定，若有任何爭議，本計畫保有最終解釋權；如有違反者，本計畫有權利取消提案或核定資格並追回已得之專案經費，且得公告之；若有違反本需求規範書之事宜，致損害本計畫或其他任何第三人相關權益，違反者應負損害賠償責任。
二、 計畫簽約與請款階段
(一)經核定通過之計畫，執行業者應於通知規定之時限內，備妥依審查決議修正之簽約計畫書及契約書合訂本一式三份（執行單位持正本一份、副本一份；執行業者持正本一份），送交本會辦理簽約作業。若未依限完成，得取消資格並由候補遞補。
(二)每一專案之契約期程為115年7月15日至115年11月15日止。
(三)執行業者須接受本需求規劃書之規範，原提案規劃之計畫內容、驗收項目及關鍵績效指標（KPI）未經評選委員同意，不得調整。
(四)執行業者提出之簽約計畫書內容或文件資料，文件不全或內容不完備者，本會得通知限期補正；有不得補正、屆期未補正或補正後仍不完備之情形者，取消核定資格。
(五)執行業者一旦簽約接受本計畫，即對提案計畫之執行負履約責任，如未能依約完成查核點工作項目並達成所承諾之計畫績效衡量指標，將視實際執行狀況，減少專案經費。
(六)執行業者應檢附由自身及各合作導入場域業者完成填寫之「導入企業數位化成熟度評估問卷」前測紀錄PDF，並配合下列事項：
1. 執行業者與導入場域填寫「導入企業數位化成熟度評估問卷」前、後測問卷之人員應為同一人。
2. 執行業者與導入場域填寫前、後測問卷之人員應為本案之實際執行團隊成員，請盡量避免僅由合作業者之公關人員自行填寫情形。
三、 計畫執行與結案階段
(一)本計畫得於計畫執行期間辦理不定期訪查、活動。
(二)於計畫執行期間，執行業者應由計畫主持人或計畫專案經理率計畫執行團隊出席訪視及期末審查會議，並依要求報告計畫執行進度，以及繳驗查核點等相關文件。
(三)專案經費不得用於「大陸廠牌」之「資通訊產品」，其定義如下：
1. 軟體：資通軟體或系統，如應用軟體、系統軟體、開發工具、客製化套裝軟體、APP及電腦作業系統等。
2. 硬體：具連網能力、資料處理或控制功能者皆屬廣義之資通訊設備，如個人電腦、伺服器、無人機、印表機、網路通訊設備、可攜式設備及物聯網設備等。
3. 服務：資通服務，如客服服務及軟硬體資產維護服務等。
(四)執行業者於計畫執行期間，若契約書所列之計畫主持人、專案經理、合作業者、經費預算表、查核點、關鍵績效指標等需變更時，應敘明理由、變更內容及各項影響評估等，最遲須於115年10月15日前提出，得以書面或電子郵件送交本會，本計畫將依計畫變更作業流程核定。若由主審決議為通過，本會將通知變更申請已通過；若由主審決議為不通過，執行業者仍須依原簽約計畫書執行。
(五)執行業者至遲須於期末審查會議前，檢送期末執行成果報告書、期末執行成果說明簡報、工作進度表、各項查核點佐證文件等至本會查驗。
(六)執行業者於期末驗收期間，須交付自身及各合作導入場域業者完成填寫之「導入企業數位化成熟度評估問卷」後測紀錄PDF。
(七)計畫若有異常情況發生，屬情節輕微者，得由本計畫要求執行業者限期改善，若執行業者未能於限期改善或異常情節重大者，得由本計畫提請審查委員審查，經查屬實者，得予以終止計畫或解除契約，並追回已撥付之專案經費。
(八)於計畫執行期間，未依計畫工作執行或進度嚴重落後，且未能於期限內改善，或申請計畫變更未獲主審同意且執行業者不願繼續執行原計畫等情形，經工作進度查核會議確認屬實後，應予以中止計畫及解除契約，並追回已撥付之專案經費。
(九)執行業者保證未來針對本計畫之計畫成果，不得進行誇大不實之宣導。並於計畫結束後，須配合本計畫填報近三年成效追蹤表，並提供導入案例成果及相關圖檔，用於本計畫相關網站、社群平台、媒體廣宣等進行成果展示，且須參與相關成果發表與展示交流等活動。
(十)執行業者須配合本計畫不定期調查就業、投資、產值等經濟活動情形，並於結案時提出核定後之績效指標相關數值。
(十一)執行業者在不涉及計畫相關細節資訊和營業秘密下，應配合參與本計畫辦理之成果發表會、媒體廣宣及補助個案分享等活動，並在本案結束後三年內，須配合提供後續營收績效等資訊，俾供瞭解相關成效。
(十二)本計畫得不定期進行查證或查訪工作進度與經費支用情形，必要時得委請專業人員協助進行技術或帳務查核。
四、 其他
(一)基於提案業者之申請管理、身分確認、聯繫、專案經費核撥、工作相關訊息聯繫、宣傳及相關行政作業之目的，主辦單位得蒐集、處理及利用申請業者之個人資料。
(二)提案業者因參加本計畫所提供之個人資料，依個資法第3條規定得向本會請求查詢閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用，必要時亦可請求刪除，惟依法必須保留者不在此限，若因此致影響申請或補助權益者應自負責任。
(三)提案業者同意就參與本計畫而知悉或持有本會、本計畫或他方之商業機密及其他機密資訊，負有保密義務，不得以任何方法洩漏或公開予其他第三人，亦不得為自己或其他人之利益，使用該資訊。如有違反本保密約定者，本會及本計畫有權終止合作、取消申請資格、追回已撥付之經費，違反者並應負損害賠償責任。違反者聘僱人員之違約行為，亦視為違反者之違約。
(四)執行業者請落實性別平權政策、友善家庭職場環境及ESG之規劃佈局。
(五)各項規定之解釋與適用，本計畫保有最終解釋權，任何有關的爭議，均依中華民國法律處理，並以臺灣臺北地方法院為第一審管轄法院。如有未盡事宜，除依法律相關規定外，主辦單位及執行單位保留修改及補充（包括計畫之任何異動、更新、修改）之權利，並以本申請作業網站（https://aisubsidy.tca.org.tw/）公告為依據。